BAB II
TINJAUAN UMUM TENTANG
MINUTA AKTA
A.
MINUTA
AKTA
Akta
adalah “surat yang
diberi tanda tangan, yang memuat peristiwa-peristiwa yang menjadi dasar dari pada
suatu hak atau perikatan, yang dibuat sejak semula dengan sengaja untuk
pembuktian.[1]
Akta juga merupakan suatu tulisan yang semata-mata dibuat untuk membuktikan
sesuatu hal atau peristiwa, karenanya suatu akta harus selalu ditandatangani. Berdasarkan
pengertian-pengertian di atas dapat dijelaskan bahwa akta merupakan suatu surat
yang memuat tanda tangan dari seseorang atau kedua belah pihak yang memuat
peristiwa tertentu yang dengan akta tersebut dimaksudkan sebagai bukti apabila
terjadi sengketa di kemudian hari.”
Akta
notaris adalah akta autentik, suatu tulisan yang sengaja dibuat untuk membuktikan
suatu peristiwa atau hubungan hukum tertentu. Sebagai suatu akta yang autentik,
yang dibuat dalam bentuk yang sudah ditentukan oleh Pasal 38 UUJN, dibuat di
hadapan pegawai umum yang diberi wewenang dan di tempat di mana akta tersebut
dibuat. “Oleh
karena itu, akta notaris itu memberikan kekuatan pembuktian yang lengkap dan
sempurna bagi para pihak yang membuatnya. Kesempurnaan akta notaris sebagai
alat bukti, maka akta tersebut harus dilihat apa adanya, tidak perlu dinilai
atau ditafsirkan lain, selain yang tertulis dalam akta tersebut.”
Menurut
bentuknya akta dapat dibagi menjadi akta autentik dan akta di bawah tangan.
Akta dalam kedudukannya sebagai alat pembuktian dalam persidangan dapat
dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:
1) Akta
Autentik
Mengenai
“definisi akta
autentik dapat dilihat pada Pasal 1868 KUHPerdata yang menyatakan bahwa akta
autentik adalah suatu akta yang dibuat dalam bentuk yang telah ditentukan oleh
undang-undang, dan dibuat oleh pejabat umum yang berwenang untuk itu di tempat
di mana akta tersebut dibuat.”
2) Akta
di Bawah
Tangan
Dinyatakan
dalam ketentuan Pasal 1869 KUHPerdata bahwa suatu akta yang dibuat di hadapan
pejabat yang tidak berwenang itu, bukanlah suatu akta autentik melainkan hanya
berlaku sebagai akta di bawah tangan apabila para pihak telah menandatangani.
Antara
“akta di bawah
tangan dan akta autentik terdapat beberapa perbedaan sebagai berikut:[2]
1) Akta di
bawah tangan tidak dibuat di hadapan pejabat umum (notaris) tetapi dibuat serta
ditandatangani oleh orang-orang yang berkepentingan yang membuatnya.
2) Akta di
bawah tangan mempunyai kekuatan pembuktian yang sempurna seperti akta autentik
apabila diakui oleh orang yang bersangkutan, sedangkan akta autentik tidak
memerlukan pengakuan dari pihak yang bersangkutan.”
3) Kekuatan
“pembuktian yang
sempurna berarti bahwa isi akta itu dalam pengadilan dianggap benar sampai ada
bukti perlawanan yang melumpuhkan akta itu.
4) Akta
autentik, orang yang menandatangani serta tanggal pembuatan telah cukup
terbukti sedangkan akta di bawah tangan, tanda tangan, tanggal dan isinya dapat
dipungkiri oleh pihak-phak yang berkepentingan.
5) Kemungkinan
hilangnya akta di bawah tangan lebih besar dari pada akta autentik, sebab akta
otentik aslinya disimpan pada notaris yang membuatnya.”
Di
dalam akta autentik tandatangan bukan merupakan suatu masalah, sedangkan pada
akta di bawah tangan tandatanganlah yang merupakan suatu hal yang sangat
penting dalam pemeriksaan kebenarannya. “Berkaitan dengan akta autentik yang dibuat oleh notaris,
terbagi 2 (dua) macam, yaitu sebagai berikut.
1) Akta
autentik yang dibuat oleh pejabat atau yang disebut sebagai akta pejabat (ambtelijke
acte, proces verbal acte). Ambtelijke akte atau relaas akte atau
disebut juga process verbaal akte, yaitu akta yang memuat keterangan
resmi dari pejabat yang berwenang. Jadi akta ini hanya memuat keterangan dari
satu pihak saja, yakni pihak pejabat yang membuatnya. Akta ini dianggap
mempunyai kekuatan pembuktian terhadap semua orang.
2) Akta
autentik yang dibuat di hadapan pejabat yang memuat pernyataan pihak-pihak yang
disebut sebagai akta para pihak (partij acte). Partij akte (akta
pihak) yaitu akta yang memuat keterangan (berisi) apa yang dikehendaki oleh
pihak-pihak yang bersangkutan. Partij akte ini mempunyai kekuatan
pembuktian sempurna bagi pihak-pihak yang bersangkutan termasuk para ahli
warisnya dan orang-orang yang menerima hak dari mereka itu. Pasal 1870
KUHPerdata dianggap berlaku bagi partij akte ini. Mengenai kekuatan
pembuktian terhadap pihak ketiga tidak” diatur. [3]
Pasal 1 angka 8 UUJN menjelaskan
bahwa minuta akta adalah akta asli yang tercantumkan tanda tangan para
penghadap, “saksi,
dan notaris, yang disimpan sebagai bagian dari protokol notaris. Asli akta juga
merupakan akta yang dibuat oleh notaris atas keinginan dan permintaan para
pihak yang berkepentingan. Minuta pada bagian akhir memuat tandatangan/cap
jempol (bagi yang tidak bisa membubuhkan tandatangannya) para pihak sebagai
tanda bahwa para pihak setuju dan sepakat atas kehendak dan keinginan mereka
yang dituangkan oleh notaris dalam minuta tersebut, saksi” dan notaris. [4]
Adapun “bentuk atau kerangka minuta akta dapat
dibagi menjadi, sebagai berikut.
a.
Kepala Minuta Akta
Pada
kepala minuta akta notaris terdiri dari;
1)
Judul Minuta Akta
Judul
“minuta akta
notaris sesuai dengan perjanjian yang akan dibuat oleh para pihak. Pasal 1318
KUHPerdata menyebutkan bahwa semua perjanjian, baik yang mempunyai suatu nama
khusus maupun yang tidak dikenal dengan suatu nama, tunduk” pada peraturan umum mengenai
perjanjian. Undang-undang mengenai adanya perjanjian bernama dan tidak bernama.
2)
Nomor Akta
Penomoran
pada minuta akta dimulai pada setiap bulannya, yang artinya setiap-tiap
bulannya dimulai dengan nomor 1 (satu)
3)
Jam, “Hari, Tanggal, Bulan,
dan Tahun”
Jam,
hari, tanggal, bulan, dan tahun menunjukan waktu dilakukan pembuatan minuta
akta. Pencantuman jam, hari, tanggal, bulan, dan tahun pada minuta akta
merupakan jaminan dari notaris akan kepastian dan kebenaran terhadap pembuatan
akta tersebut, yang apabila pembuatan akta tersebut tidak sesuai dengan waktu
dan tanggal yang dicantumkan dalam akta maka akan menyebabkan akta tersebut
menjadi akta akta di bawah tangan.
4)
Nama “Lengkap dan Tempat
Kedudukan Notaris”
Nama
lengkap dan tempat kedudukan notaris disini memuat nama notaris sesuai dengan
SK Pengangkatan notaris yang dikeluarkan oleh Kementrian Hukum dan Hak Asasi
Manusia.
5)
Badan Minuta Akta
a)
Nama “lengkap, tempat dan
tanggal lahir, kewarganegaraan, pekerjaan, jabatan, kedudukan, tempat tinggal
para penghadap ada/atau orang-orang yang mewakili.”
Yang
dimaksud disini adalah identitas dan keterangan dari para pihak yang datang
pada notaris atau mereka yang mewakili dan diwakili dengan lain disebut
“penghadap”
b)
Keterangan “mengenai kedudukan
bertindak penghadap.”
Biasanya
“disebut dengan
komparisi yang berisian mengenai keterangan cakap dan berwenangnya para
penghadap/pihak yang datang untuk membuat akta pada notaris.”
c)
Isi “akta yang merupakan
kehendak dan keinginan dari pihak yang berkepentingan.”
Isi
akta “memuat
kehendak yang telah disepakati oleh para pihak untuk dituangkan dalam akta, isi
akta tentunya sesuai dengan syarat sahnya suatu perjanjian Pasal 1320
KUHPerdata dan memuat unsur-unsur perjanjian (essentialia, naturalia, dan accidentalia).”
d)
Nama “lengkap, tempat tanggal
lahir, serta pekerjaan, jabatan, kedudukan dan tempat tinggal dari tiap
saksi-saksi pengenal.”
6)
Akhir atau Penutup
Minuta Akta
a)
Uraian “tentang pembacaan akta
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) huruf m UUJN, yang berbunyi
membacakan akta dihadapan penghadap dan dihadiri oleh paling sedikit 2 (dua)
orang saksi dan ditandatangani pada saat itu juga oleh penghadap, saksi dan
notaris.”
Akhir
akta, demikian pula dengan awal akta merupakan bagian yang mengandung unsur
otensitas dan akta notaris. Bagian-bagian tersebut merupakan keterangan notaris
yang menjamin kepastian mengenai benar telah dilakukan pelaksanaan pembuatan
akta “sesuai dengan
apa yang telah ditentukan oleh undang-undang.
b)
Uraian tentang penandatanganan
dan tempat penandatangan atau penerjemah akta bila ada.
c)
Nama lengkap, tempat dan
tanggal lahir, serta pekerjaan, jabatan, kedudukan dan tempat tinggal dari tiap
saksi-saksi akta.”
Saksi
akta disebut juga
dengan saksi intrumentair dimana saksi yang kuat dalam pembuatan akta serta
pada akhir akta ikut menandatangani akta selaku saksi dari akta tersebut, saksi
akta disini adalah pegawai dari notaris dengan syarat-syarat dan ketentuan yang
diatur dalam
Pasal 40 UUJN.
d)
Uraian “tentang tidak adanya
perubahan terjadi dalam pembuatan akta atau uraian tentang adanya perubahan
yang dapat berupa penambahan, pencoretan dan penggantian.”
Perubahan
dibuat disebelah kiri minuta akta, apabila tidak memungkinkan membuat perubahan
di sebelah kiri dapat dibuat dibagian akhir/penutup minuta akta atau lembaran tambahan
dengan memberi tanda/simbol yang menunjuk atas perubahan tersebut. Perubahan
sah apabila dilakukan pengesahan oleh (para) penghadap, dan para saksi (para
saksi pengenal/penerjemah resmi), saya notaris dengan membubuhkan paraf.” [5]
Dalam “minuta akta itu sendiri terdapat data diri
para penghadap dan dokumen lain yang diperlukan untuk pembuatan akta tersebut. Setiap
bulannya minuta akta harus selalu dijilid menjadi satu buku yang memuat tidak
lebih dari 50 akta.”
Pada sampul setiap buku tersebut dicatat jumlah minuta akta, bulan dan tahun
pembuatannya. “Minuta
akta ini berisi asli tanda tangan, paraf, cap jempol para penghadap, asli tanda
tangan saksi, notaris serta perubahan dan mungkin ada bukti lain yang
dilekatkan dalam minuta akta akta tersebut. Minuta akta tersebut wajib disimpan
notaris. Dalam minuta akta juga berisi nomor, tanggal, bulan, tahun, jam akta
tersebut dibuat, dan nantinya minuta akta tersebut dicatat dalam repertorium. Semua minuta akta,
repertorium dan klapper wajib
disimpan oleh notaris karena itu semua merupakan dokumen penting yang harus
diarsip dan disimpan oleh notaris.”
Minuta akta juga dikatakan nyawa
seorang notaris, karena didalam minuta itu berisi kehendak para penghadap atau
para pihak dan dibagian akhir akta itu tertera tanda tangan para pihak dan
notarisnya. “Sebelum
akta itu ditandatangani, notaris wajib harus membacakan isi dari akta tersebut
agar dimengerti oleh para penghadap. Sekalipun tidak dibacakan, para penghadap
harus memberi paraf pada setiap akta tersebut. Apabila notaris tidak menyimpan
minuta akta bahkan tidak membuat minuta akta, bagaimana kepastian hukum dari
salinan akta yang dibuatnya.”
Notaris dibebankan kepadanya yaitu
menyimpan minuta akta, menjamin keadaan minuta akta harus ada. Minuta akta
memiliki sifat harus dibuat satu dan sekali untuk perbuatan hukum maka tidak
akan ada suatu perbuatan hukum yang memiliki dua minuta akta. Penjelasan tersebut
memberikan makna penting suatu minuta akta yaitu sebagai satu-satunya alat
bukti bahwa benar apa yang dituangkan dalam akta terjadi dengan segala
uraiannya. Notaris yang kehilangan aktanya sebagai bentuk kelalaian dalam
menyimpan akta sehingga menyebabkan kerusakan atau bahkan hilang dan musnahnya
minuta akta dalam kedudukannya sebagai salah satu kelengkapan bagian dari
protokol notaris. Para pihak diberikan hak untuk memiliki salinan akta, namun
untuk kedudukan salinan sebagai alat bukti masih multitafsir ketika minuta akta
telah musnah.
Pembuatan “salinan akta harus berpedoman terhadap
minuta aktanya. Salinan akta ada setelah minuta akta dibuat oleh notaris. Pengertian
salinan akta diperjelas dalam Pasal 1 angka 9 UUJN, yaitu salinan kata demi
kata dari seluruh akta dan pada bagian bawah salinan akta” tercantum frasa “diberikan sebagai
salinan yang sama bunyinya”.
Dalam salinan akta ada pernyataan notaris dimulai dari awal akta dan akhir
akta. Awal akta menerangkan bahwa para pihak telah menghadap “kepada notaris dan
diakhir akta ada keterangan mengenai minuta akta tersebut telah ditandangani
dengan sempurna dan salinan yang sama bunyinya. Maksud dari sama bunyinya
tersebut adalah salinan akta sama persis isinya dengan minuta akta. Seharusnya
notaris memahami akan pernyataan tersebut bila ternyata minuta akta tidak
dibuat dalam pembuatan salinan aktanya.”
Kewenangan “yang harus diperhatikan notaris dalam
melaksanakan tugas dan jabatannya yang tertera dalam Pasal 16 ayat (1) huruf b
UUJN bahwa notaris harus membuat akta dalam bentuk minuta akta dan menyimpannya
sebagai protokol notaris. Akta tersebut merupakan arsip negara/dokumen yang
disimpan oleh notaris dan suatu saat akan diperlukan apabila ada suatu perkara
dikemudian hari. Meskipun akta yang dibuat notaris beraneka ragam dan bahkan jumlahnya
banyak wajib minuta akta itu disimpan.”
Minuta “akta tersebut dapat dibuatkan salinannya
yang isinya sama persis dengan minuta akta tersebut. Salinan akta yang dimaksud
isinya harus sama persis dengan minuta akta, yang membedakan hanya pada tanda
tangan, paraf, cap jempol dan dilakukan perubahan. Pada salinan akta tidak ada
tanda tangan, paraf, dalam salinan akta haya ada tanda tangan dan stempel
notaris. Dalam salinan akta bagian akhir akta tertulis diberikan sebagai
salinan yang sama bunyinya, maksud disini sama bunyinya dengan minuta aktanya.
Akta in originali atau bisa disebut
juga Acte Brevet, dimana notaris dalam pembuatan aktanya tidak menyimpan
sebagai minuta akta. Akta tersebut dibuat hanya untuk para penghadap saja. Akta
ini tidak bisa dimintakan salinannya kepada notaris karena notaris tidak punya
minuta aktanya.”
[1]Ibid, hlm. 79.
[2] Budi Untung, Visi
Global Notaris, Yogyakarta : Andi, 2001, hlm. 61.
[3]
Ibid, hlm.
63.
[4] Leny Agustan dan
Khairulnas, Tata Kelola Kantor
Notaris/PPAT, Yogyakarta: UII Press, 2018, hlm. 39.
[5]
Ibid. hlm.
43.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar